下面是小编为大家整理的硬核办公室主任的主要标志（范文推荐）,供大家参考。
很高兴到XXXX与大家交流。在座的大都是办公室主任，我着重讲一讲硬核办公室主任的三条标志：精准办文，高效办会，稳妥办事。
关于精准办文
精准办文，包括起草公文和传递公文，重点和难点是起草公文。所以，我们侧重研究公文起草问题。主要讲以下五点：
第一、发扬“四不怕”精神
在近40年的各级机关生涯中，我基本上是与文字材料打交道，深切体会到，办文当然要有较好的文字基础，也就是说需要有才气，但这还远远不够，还需要有力气，更需要有好脾气。具体来说，要发扬“四不怕”精神。
一是不怕吃苦。文字工作确实是一个苦差事、累差事。业内戏称“四水干部”：喝墨水、费脑水、流汗水、尿黄水（上火）。记得我刚到机关工作的时候，流行着一首“好了歌”：人人都说秀才好，笔尖走马任逍遥。怎奈头上紧箍带，吃苦受累谁见了。
说办文苦，首先它是艰苦的脑力劳动。我在宣传部门和组织部门都干过，无论是宣传部门的新闻报道，还是组织部门的内部材料，都是创造性的劳动。要步入笔下生花的境界，有文字功底固然重要，更重要的是要有思想。笔杆子的“思想”，不是凭空就有的，需要平时多调研、常积累、勤思考。所以爬格子人的大脑，一天到晚都没有闲着的时候。每当任务下达，犹如一块沉甸甸的石头压在了心上，走路的时候在想，吃饭的时候在想，连睡觉的时候也在想。半夜时分突然有了灵感，再困再累也得爬起来记在纸上，生怕一觉醒来忘了。
办文之苦在八小时之外，没有吃苦耐劳、加班加点、连续作战的精神，是很难坚持的。时下对于加班加点写材料、推材料，似乎有一些不同的看法，我个人认为，“梅花香自苦寒来”，不磨砺不成熟，不加班不成才。真正有作为的“笔杆子”都要经历吃苦过程，从接受任务那一刻起，就会感到沉重的压力，吃不下饭，睡不好觉，有时因为一个问题，因为一句话甚至一个字，要绞尽脑汁、冥思苦想、痛苦地琢磨好半天，还可能没有结果；有时感到脑力不足，身心疲惫，心理和生理承受到了极限；有时时间紧，往往夜以继日，连续加班，打通宵甚至连续几个通宵都不鲜见。时常被累得眼睛红红的，眼圈黑黑的，脑袋懵懵的，身子飘飘的，两腿软软的，身心疲惫不堪，心理和生理的承受都到了极限。所以，吃不了苦，受不了累，熬不了夜，是很难做好这项工作的。要把文办好，就要自觉做到，不怕吃苦，甘愿吃苦，以苦为荣，以苦为乐，这是办文必备的精神之一。
二是不怕返工。文章是改出来的，不是写出来的。在实际工作中，写一遍就成功的情况比较少见，反复修改，甚至多次返工的事经常发生。有一次，我同国务院办公厅的局处级干部交流体会，他们都是给国务院领导和部委领导起草讲话的大手笔，他们起草文件和讲话，也不是一遍就成功了的，从起草前到成稿后，从内容到形式，反复研究，反复修改，千锤百炼。经常搞文字工作的人，对“返工”现象司空见惯，让变路子就痛痛快快地变路子，让改句子就痛痛快地改句子，让换例子就痛痛快快地换例子，改多少遍也不能发牢骚、发脾气。
三是不怕批评。机关干部辛辛苦苦、加班加点精心搞出来的文字材料，不被领导认可，受到批评甚至严厉批评的事时有发生。我所在的单位有一位领导，自己文字水平非常高，对部属要求以文字刻薄而著称。他看到机关干部送来的草拟文件不满意，经常不客气地说，真想不到你在机关工作这么多年了，竟写出这样烂的材料，还有脸呈送给领导，如果我是你，干脆从楼上跳下去算了。有时候，他看完送来的稿子不满意，就自己动手修改。改完后把起草的机关干部叫来，指着稿子说，你写的东西我改过了，只用了一个标点，还是换了地方用的。宝剑锋从磨砺出。不批评不进步。如果你能经受得住批评的考验，就不愁成不了办文高手。
四是不怕无名。同样是“爬格子”，作家、理论家、教授和其他爱好写作的自由撰稿人，文章发表后可以拿到稿酬，可谓“名利双收”，承办机关公文，不是为自己写作，做的是幕后英雄，干得是默默无闻的工作，不能到处张扬，不能自吹自擂。所以，要成为办文高手，必须冲破名利思想的羁绊。
第二、贵在积累资料
有人问我，怎样才能尽快成为办文高手，有没有捷径可走？我想，平时注重积累资料，可能就是一条最佳捷径。
机关干部需要积累的资料包括很多方面，可以说多多益善。就办文的需要来讲，我认为可按“飞机型”来积累。飞机有机头、机身和机翼，有了它们就可以鹏程万里、翱翔蓝天。
（一）“机头”类资料。
“机头”是管方向的。起草机关公文，不是个人随心所欲，文中的思想观点、倾向性意见包括对策措施，都是要有依据的，这类资料就是保证你正确行文的依据。具体来说，“机头”类资料主要有如下三个方面：
一是大政方针类。包括党和国家的路线方针政策、决策部署、重要文件和上级领导的重要讲话、指示、批示，它们决定着一个时期的发展思路、发展方向、基本原则，关乎国计民生、民族前途，是各级组织行动的指南、决策依据，必须搜集整理，掌握手中，最好熟记心中。
二是政策法规类。政策和策略是党的生命，现在又提倡依法行政，政策法规类的资料必须认真积累。它们是国家大政方针的具体化，层次上涉及到宏观、中观、微观，内容上涉及政治、经济、军事、文化科技、外交、民生、宗教等各个方面，而且都是带有刚性、强制性，在实践中只能遵循不能违反。任何人无论多聪明，不可能都记在脑子里，但是只要你留心把它们积累起来，用起来就查阅方便多了。当然这有一个问题需要注意，涉密的资料要进行脱密处理或妥善保管，不能违反保密规定，更不能发生失泄密问题。
三是时事政策类。大凡是办文高手，大都对国际国内总体形势、重大变化、发展趋势等方面有个总体的了解和把握，政治方面的如意识形态、军事、外交、人权，经济方面如主要理论和流派、发展模式和经验教训、重要政策和机制创新，社会发展方面如重大事件、舆情动向、关注热点等，虽然积累这些资料在公文起草时未必能全部用的上，但是对于开阔视野、拓展思路、科学研判形势，在总体格局中找准工作前进的方向，都是非常有益的。
（二）“机身”类资料。
“机身”是基本载体，这类资料实际上指的是支撑 当前隐藏内容免费查看公文主体的基本资料。常言讲，巧媳妇难为无米之炊。有了这类资料，“巧媳妇”就会成为有“米”之炊。
机关各类公文虽然写法各不相同，但都跳不出“说理、说事、说人”的基本功能。说理，就是阐述理论依据、思想认识、基本观点等；说事，就是是什么、做什么、怎么做等；说人，就是思想境界、精神状态、方法与作风、素质与能力要求等。我们积累资料，就要围绕着满足公文这些功能去积累。这样才能有的放矢，派上用场。
关于“说理”的资料，已在“机头”类的积累中涉及到。这里主要是积累“说事、说人”类的资料。
一是大事、要事资料。这包括历史和现实的、国内和国外的、本地和外地的、物质文明和精神领域的重大事件、重要成果和重要经验教训等等。占有大事、要事资料，有利于起草公文时站在全局上观察问题、分析问题、提出问题、回答问题。
二是基本情况和发展动态。基本情况是一个地方的人口、土地面积、行政区划、风土人情、决策部署、重大成就、存在问题、发展方向等，都需要积累起来，牢牢记在脑子里。相对来说，基本情况是“死”的，还容易掌握一些；发展动态则是“活”的、是千变万化的，必须通过经常性的观察、分析、研判、综合才能把握得住。如果这类资料积累不够，写起东西来要么腹中空空、无从下手，要么不得要领、乱写一气，要么拾人牙慧、缺乏特色。
三是典型事例、典型经验。运用典型指导和推动工作，是领导机关一贯的也是行之有效的工作方法。在领导讲话、调研报告、工作总结和汇报材料中，都离不开典型事例和典型经验，通过引用典型经验激励先进、阐释观点、启发思路，提出任务和要求。因此，平时要通过读书看报、浏览网页、调查研究等各种形式和机会，发现和了解典型，包括地点、人物、事件、成果、主要经验以及有关数据等，都要记下来，以备在起草文字材料时运用。积累典型资料力求全方位，个人的、集体的，本地的、外地的，正面的、反面的，等等，都要多积累一些。这样就能做到“手中有典型，下笔时不慌”。
四是社情民意。社情民意是社会的“晴雨表”，是领导决策的重要依据，因而也是机关干部起草文字材料不可或缺的“信息源”。获取这类资料的渠道很多，包括专题调研、座谈交流、问卷调查、个别了解、登门走访、网络搜索等等，只有把社会上和单位里或行业中带倾向性、苗头性、规律性的东西都掌握住，才能使起草的文字材料具有针对性、实用性。
（三）“机翼”类资料。
机翼是腾飞的翅膀。这类资料实际上为公文增色、美容的资料。那么，这类资料包括哪些呢?
一是历史典故。在人类历史的长河中，古今中外留下了许多脍炙人口的典故，这类资料看来与机关公文写作关系不是很大，但有时又确实用得上。比如有时引用某个历史事件和历史人物，可增加文稿的厚度和可读性、生动性。例如李瑞环同志在会见香港各界知名人士时的讲话中，运用了这样一个典故：古书中记载了这样一个故事，汉朝时，京城田氏三兄弟田真、田庆和田广，一直和睦相处，庭院中有棵紫荆树，也长得花繁叶茂，但后来他们闹别扭，要分家，紫荆一夜之间就枯萎了，兄弟三人大为震惊，大受感动，于是兄弟不再分家，和好如初，紫荆花又盛开如故。晋代陆机作诗说“三荆欢同株，四鸟悲异林。”唐代李白感慨道，“田氏仓猝骨肉分，青天白日摧紫荆。”实践证明，历史典故运用得当，可使公文增辉、增色。
二是名言警句。这主要是指经典著作、文学作品、史籍和报刊上的某些精辟的语言，句子不长，但字字珠玑，意蕴深刻，闪耀着哲理和智慧的光芒。引用到机关公文中，往往会成为“亮点”、闪光点，引人注目，发人深思。如“水能载舟亦能覆舟”“先天下之忧而忧，后天下之乐而乐”“鞠躬尽瘁，死而后已”“上梁不正下梁歪”“屋漏在下，止漏在上”，等等，即通俗易懂，又一语中的，引用的好，画龙点睛，往往使文稿增色不少。
三是群众语言。群众语言是非常丰富的，既生动活泼，又具有很强的概括力。如“打铁先得自身硬”“群雁高飞头雁领”“领导带了头，群众有劲头”“单位好不好，关键在领导；班子行不行，先看前两名”，等等，所以，积累和学习群众语言，是办文不可或缺的一个方面。
四是例文范文。起草公文经常提出一些带战略性、纲领性的东西，包括指导思想、奋斗目标、工作重点等，有些机关干部为寻找合适的句子而煞费心机，而类似的句子在报刊文章和文件、信息上俯拾皆是，只要平时注意积累那些质量较高的公文例文范文，看看人家是怎么写的，思路就会豁然开朗。
五是流行新名词。当前，我们处在瞬息万变的信息时代，知识的更新换代加速进行，日益丰富的社会生活，催生了大量的新名词，同样需要积累熟记，并把握其内涵。如，中国梦、正能量、改革红利、量化宽松、安倍经济学、3D打印、大数据、微时代、光盘族、低头族、土豪、流动性、社交网络、移动互联网、4G、吐槽、点赞等等。流行语的积累和运用，能使公文语言跟上时代步伐。
第三、准确把握领导意图
机关行文的最佳模式是两个结合，一是上情与下情结合，二是领导意图与机关指导工作的总体思路结合。其中准确把握领导意图是最关键环节。平时机关草拟的某些文件，一遍一遍地被领导打回来，其中多数不是文字问题，而是与领导的意图不吻合，即使是文字问题，也说明没有正确表达领导的意图。我
以起草领导讲话为例，谈一谈准确把握领导意图的浅见。
大凡领导同志要在某个会议上发表讲话，都会把起草讲话的人员找来“面授机宜”，即把意图交代清楚，如讲几个什么问题，着重强调什么和解决什么等等。这时候你必须认真听，认真记，认真理解，最好把领导的话一字不漏地记下来。因为这里面可能有两种情况，一种是：领导已经事先经过缜密思考，打好了腹稿，讲出来的思路已经很成熟、成系统，稍加整理就成为很理想的文章框架了，所以你当然要全盘记下，这样写起来就会省劲的多。另一种情况是，领导虽然事先做了认真思考，但说出来时可能不够连贯、不成系统，甚至可能是零零碎碎、重重复复，即使这样你也要把它全部记录下来，而后经过加工整理，使之连贯起来、系统起来。
领导的意图很明确、很完整那好办，如果不太明确、不太完整那怎么办？这种情况我们经常遇到，因为领导同志由于工作太忙，有时来不及作系统周密的思考，所交代的只是一个模糊的轮廓，一个粗略的想法，或者只点到现象而没有形成观点，或者只提到观点而没有串成一条清晰的思路，或者连点到的现象和提到的观点都未必正确。在这种情况下，我们起草人员同样把领导的原话记录下来，然后认真琢磨：领导心里想得是什么？他说得那些话想表达的是什么意思？还有什么话想说没有说出来？琢磨清楚后再加以梳理、完善和发挥，使领导的思路由不清晰到清晰，由不完整到完整。从这方面说，机关干部的头脑，应该是领导头脑的扩张，机关干部的思维，应该是领导思维的延伸。
还有一种情况比较难办，就是领导事先没有交代写作意图，叫你先列出个提纲来再说。这里有几种可能，一种是领导的确腾不出时间来思考，一种是他有意发挥起草人员的主观能动性，考考你的能力和水平，还有一种是他相信你的能力和水平，无须多作交代。这种情况怎么办？要把握住两条，一条是，根据会议主题和上级的有关要求、本单位的实际情况，揣摩和预测领导可能要讲些什么。另一条是，根据该领导历次讲话的特点和平常与领导的接触，弄清领导喜欢讲什么。把这两个方面捏合起来，再加上自己的知识积累和分析思考，就可能八九不离十，容易得到领导的认可。
这里还涉及到一个问题，作为领导意图，不只是起草讲话稿之前，包括平时也要多加留意。与领导交谈，陪同领导参加各种活动或者下基层调查研究，听领导在一些场合的即席讲话，都是捕捉领导意图的极好时机。因为一般来说，领导在考虑什么问题，对什么事情感兴趣，对当前和下步工作有何打算，不仅在正规场合，平时也会在言谈和行动上有所表现，特别是他那些脱口而出的话，往往是他真实思想的表露，其中不乏真知灼见、妙语佳词。把这些看似零散的东西记下来、集中起来，加以综合分析，就不难发现领导的“关注点”、“兴奋点”，不难把握领导的思想脉络和思维习惯，这样，就是领导事先没有交代写作意图，也能做到临阵不慌了。
应当注意的是，准确把握领导意图，并不是绝对“奉命行事”，领导怎么说就一定要怎么写，哪怕说得不对也坚决照办，不能有丝毫更改。实际上，有时候领导同志也会以商量的口吻交代意图，这时候，你固然要认真听、认真记，如果发现有什么不妥，有什么疏漏，也可以而且应该大胆提出，只要领导认可，也就成了领导意图。即使领导不是以商量的口吻交代意图，你也要敢于发表个人意见，要是你讲得有道理，领导还是会采纳的。这是发挥参谋助手的一个重要方面。如果唯唯诺诺，见误不说，见错不纠，看似尊重领导，实际上是对领导、对工作不负责任。
还有一点需要明白的是，领导意图是不断深化的。有时候，你按照他的意图起草出的讲话，他可能也不满意，而且推翻重来，这并不是说他原来交代的意图错了，而是经过更深入地思考，特别是你给他提供的讲稿又启发他的灵感，对问题的认识又进一步深化，形成了新的想法和看法。所以，在起草的过程中，不断变化，反复调整，反复修改是正常的，作为起草人员不要有任何抵触情绪。
第四、把公文写成美文
什么是美文？《辞源》的解释是：美好的文辞。我觉得，美文是个与时俱进的概念。通俗地讲，凡是写得好的文章，不论是文学作品，还是实用文章，就是美文。那么，文章怎么叫好，怎么叫不好，怎么才能写好，这里面的道理很多，可以说，智者见智，仁者见仁。不然就不会有“文无第一武无第二”之说。毛泽东曾经提出一个要求：“文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。”我认为，具有这“三性”的公文，就称得上是美文。具体说来，把公文写成美文，起码要具备“通俗、深刻、简洁、生动”等方面的特征。
一是通俗——深入浅出，言近旨远。文章的表现形式大致可分为四种：深入深出，深入浅出，浅入浅出，浅入深出。这四种以深入浅出为最好，以深入深出为最差。其中的道理不言而喻。我们写文章、写文件是给人家看的，不是给自己看的，所以只有你自己能看懂不行，最主要的是让人家看懂才好。人家看不懂或不完全懂，就看不下去，即使硬着头皮看下去了，似是而非，也难以收到好的成效。用毛主席的话来说，文章、文件“切忌死板、老套、令人看不懂，没味道，不起劲”。写文件要通俗，要有口语，要有目的性。所以，起草公文要进行通俗化、浅显化、大众化处理。
二是深刻——触及问题，观点鲜明。机关公文总的要求，就是一切立足于解决实际问题。所谓深刻，就是要有鲜明的立场和观点，敢于触及问题，提倡什么，反对什么，必须旗帜鲜明。因而，***在一个《通知》中指出:“一个领导者，起草一个文件，或者讲一篇带有指导性的讲话，总应该提出问题、分析问题、解决问题。”问题是公文的灵魂。触及的问题越尖锐、越突出，引起的影响就越大；触及的问题涉及范围越广泛，引起的反响就越强烈；触及的问题越难解决，在历史上反复的次数越多，影响就越长远。有一首耳熟能详古诗：“锄禾日当午，汗滴禾下土。谁知盘中餐，粒粒皆辛苦”。流传已经两千年了，到现在还在传颂，为什么它有那么强的生命力？这首诗针对的问题——也就是有些人不珍惜劳动人民汗水的现象还广泛存在，据统计，中国人在餐桌上浪费的粮食一年高达2000亿元，被倒掉的食物相当于2亿多人一年的口粮。正因为“舌尖上的浪费”现象触目惊心，所以人们还经常举出这首诗来教育大家，什么时候浪费问题不存在了，这首诗就没有生命力了。再如，上个世纪六十年代宣传了焦裕禄这个典型，在当时引起反响很大，很强烈。半个世纪过去了，现在把焦裕禄搬上电影、电视，反响还是很大，不少人感动得流泪。为什么，焦裕禄是针对有些干部的事业心不强、作风不廉洁的问题写的，这个问题在当时干部队伍中很突出，在现在的干部队伍中也很突出，所以能够在群众中引起强烈的思想共鸣。古今这两个典型事例充分说明，无论是采取哪种方式写文字材料，只要针对的问题越难解决，在人类历史上反复的时间越长，影响就越深远。反之，生命力就短。
三是简洁——反复推敲，删繁就简。简洁就是行文简明扼，没有多余的话。我觉得，简洁不仅文字作品是一种形式，更是文章的一种美的素质。写出简洁的作品，不是一蹴而就的事情，需要有一个学习的过程和锻炼的过程。一般地说，人的经历阅历越丰富，他的行文就越趋向简洁，这不只是与文字修养有关，也与把握现实、洞察世情有关。当然，要把公文写得简练，把比较复杂的意思用最短的话语表达出来，就如同矿石提纯、元素浓缩一样，是要经过千锤百炼的。所以公文写好后，要不厌其烦，反复修改，反复推敲，把可有可无字句段删去，力求用最经济的语言，阐释最丰富的内容。
四是生动——能说服人，能打动人。胡乔木同志在《怎样写文件》中曾提出公文生动的三条标准，一要引人看，要有好的介绍方法，要有吸引人的力量；二要看得懂；三要能说服人，打动人。实践证明，写文件就是要用道理说服人，不但说服人，还要能打动人，说服人着重在理智方面，打动人除了理智方面还带有一点感情，使看的人真正被你动员起来。切实做到以理服人，以情动人，机关公文就会达到新的境界。
第五、做到精心起草
何为精心起草？有人把它概括成写前“四问”，写中“四求”，写后“四看”，我们分别说一说。
先说写前“四问”。一要问写的是什么？文体不同，写法也各有不同。讲话、指示、谈话、报告各有自己特定的写作要求，如果不加区分，就可能写出来的东西不对路。比如首长讲话中的论述性内容与理论文章的论述性内容，请示中的部署性内容与指示中的部署性内容，计划方案中的政策性内容与指示中的要求性内容，是不一样的，如果混淆了，写出来的东西很可能就不伦不类。二要问给谁写的？就是说，写东西首先要搞清楚稿子的主体身份是谁。军委首长、总参首长、军区首长、部门领导，正职、副职等等，不同的身份，在思维层次、考虑问题的角度、内容重心、详略取舍、说话口气等方面，都应当有所不同。军委、总部和军区首长向机关讲得东西就不能太琐碎，一般干部讲得东西就不能口气太大。对上汇报的材料不能像老师教学生一样摆乎一通“道理”，部门领导的讲话不能尽是“原则要求”。三要问写给谁看的。要搞清楚，我们写的材料，是向上级领导汇报，还是对部属讲话；是给机关干部讲课，还是给基层官兵搞教育。不同的对象有不同的要求，不同的场合有不同的口气。比如，对上级汇报要简洁干练，对群众讲话要亲切通俗，对部队战前动员要斩钉截铁……。公文只有增强针对性，才能受到读者的欢迎。四要问起什么作用、达到什么目的。要搞清楚，你写这个材料的目的，是对重要工作进行动员、部署、总结、指导，还是对重大问题进行报告、说明、解答；是对重要理论决策进行宣传、阐述、辅导、讲解，还是一般场合的称赞、祝贺、希望；是新话题还是老话题，是例行的讲话还是敏感的话题，是一般的表态性内容还是重大实质性问题。目的不同，需求也不同，这是机关写作最重要的关节。
再说写中“四求”。一是求“高”——要做到思维层次上得去，把得准。要站在领导机关的高度上去思考问题、谋篇布局，写出恢宏大气，写出理论高度、指导力度和思想深度。二是求“新”——要做到视角新、思路新、概括新、语言新、事例新。大家都知道的、都懂的东西要少写或不写，大家不知道的、不懂的要多写。就是司空见惯、非写不可的东西，要尽量选择新的角度和表述方式。三是求“实”——机关公文面对的是做实际工作的人，其基本功能是回答、解决实际工作中的种种问题和矛盾，必须紧贴实际，实实在在，不写或少写那些正确的废话、漂亮的空话、严谨的套话、违心的假话。要做到情况分析归纳实在，紧密联系实际，指导性意见切实可行。四是求“顺”——要做到基本思路顺，框架结构顺，逻辑关系顺，没有“硬伤”。机关公文必须通顺、准确、全面、妥帖，不能硬掰、硬扯、硬挂、硬拔，一定要防止片面性、模糊性。公文是用来指导工作的，如果写得不顺，就会产生歧义，甚至导致偏差，造成不良影响甚者严重后果。
再讲讲写后“四看”。材料写完之后，不要头脑发热，忙着出手，要“跳”出来，凉下来，回头看，自己当听众和读者再验收一遍。一看到位不到位——层次、态度、思想、语言是否符合要求。二看得体不得体——是否做到了符合发文机关的层次，维护发文机关的形象，顾及各方面的影响，把握好火候分寸，照应到相应关系。三看严谨不严谨——是否经得起检验、推敲，有没有立不住的说法和提法，有没有引用不实不当的数据、事例和情况。四看细致不细致——关键处有无文字错漏，有没有明显的病句，格式、排版、打印、装订、页码等是否恰当。重要环节必须准确无误。
关于高效办会
第一，会前准备要充分。办会的大量工作都在会前，会议成功不成功，会前准备很关键。除例会和小型会议及不安排食宿的会议，准备工作可适当简化外，一般会议都应有以下五项：
一是制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、日程安排、经费预算、组织领导机构等拿出意见，请领导审定后，作为办会的基本依据。如做变动，须及时请示报告，切忌自作主张，随便改变方案。
二是下发会议通知。会议通知起草后，要经主办会议的领导审定再下发。一般包括“八要素”：会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料和物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘车（航班）次，以及有问题如何联系等。
三是起草会议文件。会议文件质量高低，决定会议质量高低。重要文件要提早准备，集中精兵强将参与起草，文件形成要反复征求意见，成稿后要提交领导集体审定或主讲人定稿。
四是做好会务准备。主要有：⑴印制会议票证——如代表证、出席证、列席证、工作证、座签证以及车辆通行证等；⑵印制《会议册》——包括与会人员和工作人员名册、会议须知等。内含日程安排、会议编组、房间分配、餐桌划分、作息时间、注意事项等；⑶准备会议用品——包括购买文具用品，如文件袋（包）、笔、本；视情况购买奖品、纪念品以及其他用品；⑷设置会场——一个是要布置好主席台，主要包括悬挂会标、摆放背景、排定座次、架设并试用话筒等；再一个是要布置好会场座区，一般要将正式出席会议的人员安排在会场靠前和中间位置，列席人员和工作人员安排在靠后或两边位置。不可擅自主张，凭想当然安排。另外，对会场供电、供暖（冷）、音响设备等要全面了解，如无把握，要有应急方案。
五是做好生活准备。主要为伙食保障、住宿保障、车辆保障、医疗保障四个方面，有的会议还要安排文化娱乐活动，安全警卫人员。
第二，会中服务要周到。会中服务总的要求是周到细致。机关干部在办会时，主要把握住这么几个环节：
一是组织好人员报到。安排接站人员和车辆，及时去机场、车站、码头迎候，把参加会议的人员接往会议住处。确定专人，在开会通知指定的地点和报到时间内坚守岗位，保证自行到会的人员及时得到安排。对一些临时情况，如与会人员所带司机或亲属朋友等需要安排食宿的，报到处要及时掌握，妥善安排。及时核发会议证件、文具和会议资料。及时向分管领导报告报到情况。
二是开好预备会议。会议人员较多、会期较长或程序较复杂时，人员报到之后、正式会议召开之前，一般应召开简短的预备会，由各组召集人或工作人员参加，大会负责人或秘书长主持。主要内容是，简述会议筹备情况和开法，介绍会议服务保障安排和打算，征求各组意见和建议，并对如何开好会议提出希望和要求。
三是写好会议主持稿。主要是议程安排、发言顺序、学习讨论重点、传达贯彻意见等。尤其是会议进行选举或表决等事项，会议主持稿等于“脚本”，要认真撰写，才能保证会议顺利进行。
四是组织好大会发言。如会前已排定发言名单的，准备好发言稿并已印有材料的，届时组织有关人员发言即可。如会议期间临时安排发言的，应通知有关人员抓紧做好发言准备，并将发言题目收集整理，呈主持会议的领导审定。发言顺序一般按编制序列，也可按发言的内容排列。要及时按发言顺序提前把发言人请到前台或侧台就座，以免临时喊人，出入耽误时间。对没有形成材料的发言，在发言后一般应将其发言稿留下，以便随后印发或留存备查。对重要会议的发言，还应组织试讲。
五是做好会议记录。要确定专人做会议记录，包括全体会议记录和分组讨论情况汇报会记录。重要讲话、报告要录音录像。领导人的即席讲话，重要的也要录音，以便事后根据录音整理出讲话稿。
六是安排好分组讨论。分组讨论前，首先要协助各组落实好讨论场所，与各组召集人或工作人员保持联系。分组讨论时，会务工作人员一般应分头参加各组的讨论，掌握第一手资料。如果领导同志分头参加各组讨论，要注意组织好协调、分组、通知等工作。分组发言一般由各组工作人员负责记录，通过召集分组讨论汇报会、碰头会或收集各组记录本的方式，加以汇总整理，向有关领导汇报。
七是组织好现场参观。有的会议有现场参观内容，要事先派员察看参观现场，与被参观单位商定现场会的开法和参观路线，并对参观线路和项目进行模拟预演。现场距离较远，需乘坐车辆时，要按组定车、编排车号、做好乘车组织工作和行车安全保卫工作。参观时，会务人员要分工把口，加强联络协调，统一指挥调度，维持好参观秩序。
八是编好会议简报。有的会议为使领导成员与参加会议人员之间和各组之间能互通情报，交流情况，给领导主持和指导会议提供依据和参考，要编印会议简报。编印简报的一般要求是，题目要醒目，内容要精练，篇幅要简短，印发要及时。
九是写好会议结束时的讲话。会议结束的讲话有两种情况：一是就会议本身进行总结，主要讲会议本身情况和贯彻意见；二是对会议情况只概括地讲一讲，着重对在贯彻会议精神中一些带方向性、原则性的问题展开论述。后一种与会议讲话稿的写法大致相同，而多数会议特别是小型会议和业务会，大都采用第一种写法。所以，这里就常用的会议结束时的讲话的写法做一介绍。
十是回收好会议材料。会议印发的属于保密范围的文件、材料，在会议结束前应予以收回，防止发生泄密事故。对因特殊情况缺交、漏交的，会后仍要跟踪收回，不留死角。尤其对新闻单位或其他临时赴会借阅文件的人员，发文时一定要登记和交代清楚，他们离会时及时收回。
十一是做好与会人员返程的服务事宜。主要是帮助订好车（船、机）票，安排好送站车辆和人员。保证与会人员安全顺利返回。对个别拖延返程的，还要妥善安排好吃、住、行，需要送站时，届时还要安排好。
第三，会后收尾要及时。会议结束后，会务工作不能同时结束，还要继续做好收尾的善后工作。
一是搞好财务结算。及时核算结清文印、会场、伙食、住宿、医疗、行车等费用，凡属于已列入会议预算或预算外的开支应纳入会议报销的经费，都要做出处置，不要有遗留问题。
二是搞好会务总结。会议结束后，大会秘书处应及时召集全体办会人员进行总结，肯定成绩，指出问题，找出经验教训，对于表现好的人员进行表扬。对从外机关抽调来的人员，要将其会议期间的工作表现告知所在单位，并明确回单位上班的时间，避免会议一散，各奔东西，没有个交代和说法。
三是搞好材料合订存留。会议形成的一切文件资料，包括主持词和发言记录等，在会议期间就注意收集，会后系统排列，装订成册（或制成电子光盘），留做资料，一般应装（制）2至3套，一套存留，其他可作为借阅资料。
四是会务用品的归还和整理。每次会议结束后，对一些常用的会议用品，借来的应立即归还，自置的应加以整理，以便下一次再借和使用。
五是抓好会议精神的落实催办。主办机关在会议结束后，要明确人员，最好是参加办会的人员，采取电话联系或其他方式，对会议精神的传达贯彻情况和会议决定办理事项的办理情况，向各有关单位进行了解和督促，务求把会议精神或决定办理事项落到实处，并将了解的情况及时向领导反馈。
关于稳妥办事
在某种意义上说，“办事”比“办文”要求还高，难度也大。办文一次不成功，还可以重写和反复修改，你自己修改不好，还有其他同事和领导帮助你修改；办事只能成功，不能失败，办成什么样就是什么样，如果办“砸了锅”是没有挽回余地的。因此，在机关工作，要下功夫探索办事规律，力求做办事巧手：也就是不论办任何事情，上级指示的、领导交办的，下级请示的、同事委托的、职责规定的，包括我们自己的私事，都是办得明明白白，不是稀里糊涂；都是雷厉风行，不是拖拖拉拉；都是严谨细致，不是粗枝大叶；都是有始有终，不是虎头蛇尾；都是严格有序，不是杂乱无章。总之来讲，办事要滴水不漏，皆大欢喜。
第一，按领导意图办
这里所说的领导意图，是指领导在布置工作、下达任务、做出指示时的本意或精神实质，希望达到的目标和效果。领导意图，既反映了领导对某项工作的思想和要求，又体现了其独特的领导艺术、思维方法和处事原则，往往具有切中要害、揭示规律、触及本质的特点。我们机关干部，无论是决策之前当参谋、提建议，还是决策之后传达实施、抓好落实，都必须把领导意图理解准、领会透，使之得到效地贯彻落实。
（一）领导有决心，你要有信心。我们就从开国庆典礼炮的确定说起。1949年建国前夕，全国政协召开会议，商讨新中国成立的具体事宜。毛主席提出，“开国大典的礼炮要放28响”。对此，有人提出了质疑。为什么要放28响？为什么不能放18响、38响、58响呢？听到委员们的异议，毛主席就叫大会筹委会的唐永健（时任华北军区作训处处长）起草个说明解释一下，说明怎么写，他也没交待。接到起草《说明》的任务后，唐永健同志想，毛主席定下了放28响礼炮的决心，自然有他的理由。作为机关工作人员，必须围绕毛主席的意图想问题、办事情，不能有丝毫的含糊和犹豫。他在《说明》中是这样写的：中国***从1921年横空出世到1949年刚好28岁，28响礼炮，就是我们党28年奋斗史的礼赞！这个说明送上去后，毛主席二话没说，挥笔就签上了毛泽东的大名。就这样，新中国在28响礼炮的轰鸣声中诞生了。这个事例给我们机关工作以启示：领导有决心，你要有信心。不管遇到什么困难和阻力，都毫不犹豫和退缩，一切要以实现领导的决心为出发点和归宿。
（二）领导有想法，你要有办法。“田忌赛马”的故事大家都很熟悉。战国时齐国有位大将军田忌，经常与齐威王赛马。因为一个国家的好马大都集中在王家，田忌实力不如人，当然每次比赛都是输。田忌把孙膑从魏国救回齐国后，向孙膑吐露了反败为胜的想法。孙膑到现场观看了他们的一场比赛后发现，齐威王的马比田忌的马跑得快不了多少，便对田忌说，再比赛时，我有办法使你得胜。田忌一听非常高兴，为把前几次比赛的损失找回来，这次比赛他下了千金赌注。比赛开始前，田忌问孙膑有何锦囊妙计，孙膑告诉他，你要先以下等马对威王的上等马，再以上等马对威王的中等马，最后以中等马对威王的下等马。田忌依计而行，比赛结果一败二胜，他终以总分获胜，一次赢了齐威王的一千斤黄金。现实生活中，把领导的想法转化为现实的事例很多。优秀的机关干部就应该具备这样的素质：领导担心的问题，你能提前预见；领导想到的问题，你能具体细化；领导希望解决的问题，你能有办法破解。
（三）领导有指示，你要有落实。有一年，我到一个旅去调研，发现一个很有趣的故事。他们进行营院综合整治时，旅长政委在如何修营区的排水沟上意见发生分歧：旅长要求修明沟，认为这样节省经费；政委要求修暗沟，认为这样美观整洁。两位领导都很有个性，互不退让，都要求机关按照自己的意见去办。负责施工的机关干部便来了一个折中方案，营院道路边的一半修成暗沟，房后不引人注意的一半修成明沟。既没有得罪某个领导，又把任务完成了。这种办事的智慧值得学习借鉴。因为机关干部所面对的领导，不仅是一个人，而是一个集体，每个领导的话都要听，每个领导的指示都要执行。如果领导之间的意见一致时，落实起来一般没有问题。但是，由于领导们的学识、经历不同，性格脾气不同，观察问题的角度不同，相互之间意见不一致，甚至相互有矛盾的时候并不少见，在这种情况下，机关干部也不能顾此失彼，要机敏灵活，妥善处置。也就是在不违背大的原则的前提下，对不同领导的意见尽量照顾到，使每个领导的指示都要尽可能得到落实。
（四）领导有疏漏，你要有补救。领导的疏漏主要表现在两点，一是智者千虑，必有一失。任何领导都有考虑问题不全面，处理事情不周到的时候。二是情况是在不断的变化，计划不如变化快的情形时有发生。遇到这种情况，是拘泥于成命，还是随机应变，最能考验一个人的智慧。
服从并不等于盲从。按领导意图办，不是惟命是从，盲目服从，机械执行。所以，毛主席曾告诫全党，“盲目地表面上完全无异议地执行上级的指示，这不是真正在执行上级的指示，这是反对上级指示或者对上级指示怠工的最妙方法”。尼克松讲过这样一段话有段话，“领导人必须建立一个忠诚的工作人员核心；这些工作人员要同他一样有使命感，充当他的预警系统，有敏锐的政治直觉，并且有能力保护他，使他不至于由于自己的错误而受到伤害。”
机关干部处在工作一线，对实际问题体会更真切，更直接，了解更透彻，发现领导的决心有哪些不妥当的，不能一任事态的发展，要及时采取有效措施给予补台，这是有事业心责任感的标志。如果事事都顺着领导的话说，看领导的眼色行事，明知不对，少说为佳，明知是错，将错就错，这样建立起来的上下级关系，根本谈不上是良好的工作关系。所以，还要记住这句箴言：领导有疏漏，你要有补救。
（五）领导有暗示，你要有领会。一般来说，领导者的讲话都是直截了当的，意图表达非常明确，这时正确理贯彻解比较容易。但有时侯，由于受到某种限制，只好采取点到为止，旁敲侧击的办法，领导意图表达的十分隐晦模糊，有时可能只是某种暗示。比如，领导对某个事情或问题已经有所思考，但不好明确表态，这时可能选择一种模糊的表达方式，或签上一个名，或者画上一个圈，这是什么意思，是表示同意还是不同意？这就需要我们机关干部慢慢去体味；还比如，领导交代任务，就是简单地几句话，一时让人摸不着头脑。如果你对领导意图似懂非懂，也不多问，便凭想当然办事，结果，事办完后很可能与领导的要求南辕北辙，给领导留下个不会办事的印象，费力不讨好；还有一些事情，看起来领导表态要办，其实内心不想办，需要机关干部在领悟之后给挡挡驾。所以，机关干部理解领导意图，要能听得出弦外之音，看得出难言之隐，品得出个中奥妙，也就是说，“领导有暗示，你要有领会”，这样工作起来才会贴谱、上道、顺劲。
第二，按政策法规办
按政策法规办事的意义不难理解，真正做到却很不容易。这与我们的传统文化有关。我们还没有完全摆脱人治的羁绊，“权”大于“法”的现象时有发生；我们还是个人情社会，“情理”大于“法理”的问题还没有完全解决。因此，机关在办事的过程中，经常受到权力的干扰，经常受到关系的干扰，经常受到说清风的干扰。致使一些好办的事情变得不好办了，一些正常的事情变得不正常了。实践证明，按照政策法规办事，一些矛盾和问题反而好解决，而不按政策法规办事，容易使简单的问题复杂化，容易解决一个问题引出另一个问题。看看那些遗留问题，好多都是不按法规办造成的。
不论在制定法规方面，还是在执行法规方面，机关干部都肩负着重大责任，一定要把按法规办事作为雷打不动的铁律。在办事的过程中，要时时提醒自己，始终把党的路线方针政策、国家的法律法令，军队条例条令、单位的规章制度作为工作的基本依据和遵循。不能持随意性态度，合意的就执行，不合意的就不执行，或者搞变通执行；更不能搞上有政策，下有对策，我行我素，甚至走法规的边缘，钻制度的空子。尤其要警惕“以情代法”、“以权代法”等问题的发生，自觉维护法规的尊严，养成自觉按法规办事的良好习惯。
第三，按规定程序办
程序是工作步骤和层次。按既定程序办事，是做好机关工作的重要一环。程序坚持得好，可以减少矛盾，提高办事效率，否则会贻害无穷。
一是不能简化程序。程序规定怎么办就应该怎么办，不能图省劲，把应走的程序省掉了。比如说党委研究确定重大问题，特别是重要人事问题，按程序要求，应是逐人汇报，逐个通过。有时候由于人员太多，搞一揽子汇报，一揽子通过。这就是不按程序办事。不出事没人过问，一旦出了问题，就会追查我们办事机关的责任。有一年开党代会，常委会研究确定党代表候选人建议名单，因为三四百人，为了节省时间，没有一一汇报。事后，有人就告到上级领导机关，说是违反程序。机关被迫承担责任，做出深刻检查。有一次，我们参加一个军级单位的党委民主生活会，副书记给书记提批评意见，说前几天研究干部搞临时动议。书记说，上会前我不是跟你商量了吗？你也同意了。副书记说，什么时间商量的？那天上午我们在厕所一起小便，我跟你商量下午开常委会研究干部，你都答应了的。副书记说，我那时正内急，没听见你说的是什么。再说，厕所是商量工作的场所吗？是啊，商量工作也好，汇报工作也好，研究工作也好，应当正正规规，不能稀里马虎。
二是不能增加程序。程序是科学，程序是规律的总结。程序少了不行，程序多了也不行。多一道程序，画蛇添足，也会带来不必要的麻烦。举一个最简单的例子，比如请示工作，按规定你向直接领导请示即可，你请示了直接领导，还未得到回复，又去请示上级领导，如果两级领导的意见一致不会出问题，如果不一致呢，就会很难收场。
三是不能乱了程序。谁先谁后，谁左谁右，谁上谁下，一定不能乱，乱了就会出问题。比如，有一年，总部一个二级部决定宣传一个先进典型。这个部的业务工作由一个总部首长分管，而政治工作由另一个总部首长分管。宣传典型属于政治工作范畴，应先报分管政治工作的首长同意并批转分管业务工作的首长。机关业务部门不懂办事程序，就给两个首长同事报了件，结果分管业务工作的首长先收到件，签署同意并批转了分管政治工作的首长。分管政工的首长非常恼火，大年三十晚8点让办公厅通知该部领导，第二天8点前上个正式报告，把这个问题说清楚。害的机关职能部门春节联欢晚会没有看，本是高高兴兴的除夕之夜，写了一晚上检查，非常郁闷。
第四，按工作职责办
现在,不少机关都存在着“两个不均”的现象：一是忙闲不均，一是苦乐不均。有的人经常加班加点，超负荷运转，也有的无所事事，混天度日。按理说，机关都是因事设位，因责设岗，也就是说，哪一级机关担负什么样的责任，设多少部门，需用多少人员，都是经过反复论证，科学编配的，只要各级都干好各级的事，人人都尽好自己的职责，就不会出现“两个不均”的问题，也不会出现工作不落实的问题。所以，必须强化按职责办事的意识。
一方面，要讲职业道德，谨防“不作为”心态。不论在哪一级机关工作，不论在哪一个岗位工作，都要对自己的职责十分清楚，凡是属于自己职责范围的事情，不擅离职守，不上推下卸，不推委扯皮，认真去做，有所作为，这也是最起码的职业道德要求。
再一方面，要按级尽责，谨防“多管闲事”。也就是说，一级管好一级的事，一级尽好一级的责，不乱插手职责以外的事。各级机关干部，都不要揽那些不该自己干、干不了、也干不好的事情，对他人放心、放手，不乱插手，一门心思把自己的事情办好。